| Types de documents administratifs et juridiques | Durée légale de conservation | Durée conseillée de conservation |
| Comptables | Vos documents comptables- Livre d’inventaire
– grand livre
– journaux
– balanceVos pièces comptables :
– Factures
– Bons de commande
– Relevés bancaires | 10 ansA partir de la clôture de l’exercice comptable | 20 ans |
| Fiscaux | Vos déclarations de revenusVos déclarations TVA Vos déclarations locales- Taxes foncières, taxes d’habitation | 3 ansA partir de l’année d’imposition1 an | 10 ans3 ansEn cas d’exonération ou abattement |
| Civils | Vos titres de propriétéVos actes notariés ou sous seing privé | 30 ans | Illimitée |
| Juridiques | Vos documents concernant votre entreprise
– Les statuts (initiaux et modificatifs)– Les procès-verbaux d’assemblée générale– Les rapports des commissaires aux comptes– Les titres de propriétés et actes de vente
–
Les baux, conventions de servitude, échanges en jouissances… | IllimitéeDurant la durée de l’activité5 ansA compter de la radiation de la société au RCS | Illimitée30 ans |
| Salariés | Vos documents de gestion du personnel– Registre du personnel– Livre de paie
– Bulletins de paie
– Intéressement des salariésVos documents déclaratifs– Caisse de sécurité sociale– Retraite complémentaire | A compter du départ du salarié5 ans5 ans5 ans30 ans3 ans30 ans | A compter du départ du salarié10 ans30 ans10 ans30 ans10 ans30 ans |
Immobilisations
Les factures d’immobilisations (matériel, bâtiment, etc…) sont à conserver aussi longtemps que les exercices comptables où l’on a enregistré les amortissements correspondants sont vérifiables, soit en général 3 ans après l’achèvement de la période de déduction.
Exercices déficitaires
En cas d’exercice déficitaire, les pièces justificatives relatives à ces exercices sont à conserver :- jusqu’au dernier exercice bénéficiaire sur lequel a été imputé le report de déficit.- jusqu’au dernier exercice bénéficiaire sur lequel ont été réintégrés les amortissements réputés différés.
Conseil astuce de Cogedis
La durée de conservation des factures, déclarations, paie et autres documents administratifs est prévue par la législation. En pratique, nous vous conseillons par sécurité une durée plus longue. Il s’agit en effet de pouvoir, le cas échéant, apporter la preuve pour établir l’existence d’un droit ou d’une obligation. Il vous appartient de conserver vos archives.