Tout connaître sur la réglementation des logiciels de caisse
Qu’est ce qu’un logiciel ou système de caisse ?
Un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services.
Sont visés tous les logiciels ou systèmes de caisse permettant l’enregistrement des règlements de leurs clients quel que soit le mode de règlement (espèces, chèques, CB, virements, prélèvements, etc …).
Pour les appareils de mesures (balances…), s’ils sont connectés au système de caisse, ils doivent également être certifiés.
Quelles sont les entreprises concernées ?
Depuis 2018, les entreprises assujettie à la TVA, utilisant un logiciel, une caisse enregistreuse ou un système de caisse doivent obligatoirement disposer d’un système sécurisé et certifié.
Tous les domaines d’activité sont concernés, sauf les quelques exceptions qui suivent :
- Les professionnels réalisant uniquement des opération avec d’autres professionnels ;
- Les professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA ;
- Les professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA ;
- Les professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
- Les entreprises dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit.
Les entreprises qui inscrivent leurs recettes sur un cahier, de manière manuelle, peuvent continuer à le faire et n’ont aucune obligation de s’équiper. Cela nécessite d’être rigoureux dans la tenue du cahier, de bien indiquer le détail des ventes, le mode de règlement et les sorties de caisse.
Que dit la loi ?
Le système en place doit respecter les conditions suivantes :
- l’inaltérabilité des données,
- la sécurisation des données,
- la conservation des données,
- l’archivage des données,
- l’obtention d’un certificat de conformité de l’outil (certification NF525) :
- soit délivré par un organisme tiers accrédité NF525,
- soit délivré par l’éditeur lui-même.
La certification du logiciel se renouvelle tous les ans, un certificat doit donc être délivré annuellement.
Quel est le but ?
Un logiciel de caisse certifié permet de tracer les opérations de caisse afin d’éviter les paiements en espèces non déclarés ou les diminutions du chiffre d’affaires. L’objectif de l’Etat est de limiter la fraude à la TVA et le blanchiment d’argent. « Le consommateur paye la TVA, mais le commerçant la conserve », soulignait Michel Sapin pour expliquer sa mesure.
Quelles sont les sanctions ?
Toute utilisation suspecte ou justifiant d’une non-conformité, expose l’entreprise à un contrôle fiscal rigoureux.
Tout utilisateur qui n’aura pas la capacité de prouver la sécurité de son appareil ou son logiciel d’encaissement sera passible d’une amende de 7 500 euros par unité de saisie (caisse enregistreuse, tablette…). En plus de cette amende, le commerçant devra régulariser sa caisse enregistreuse ou son logiciel dans un délai de 60 jours. Passé ce délai, une nouvelle amende pourra être exigible.
Nos préconisations
La tenue d’une caisse conformément à la réglementation, que ce soit une caisse enregistreuse ou un livre de caisse (tenue manuelle), ne s’improvise pas. Les entreprises concernées doivent impérativement s’y conformer. Le non-respect des règles peut avoir des conséquences sur l’opinion émise sur l’attestation des comptes annuels et en cas de contrôle fiscal.
Je vous conseille de prendre contact avec votre éditeur informatique afin d’avoir une validation de sa part, sur la bonne conformité de votre logiciel. Il doit vous délivrer un certificat de conformité.
Par ailleurs, dans le cadre de la nouvelle mission d’examen de conformité fiscale (ECF), la présence de ce certificat sera un point d’audit obligatoire.